Erfahren Sie hier, wie Sie ein Onboarding-Programm entwickeln, das neuen Mitarbeitern den bestmöglichen Start in Ihr Unternehmen ermöglicht.

Onboarding bezeichnet den Prozess, in dem ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen und dessen Kultur integriert wird und ihm all die notwendigen Utensilien und Informationen gegeben werden, die er braucht, um ein wertvolles und produktives Mitglied der Belegschaft zu werden. Anders als ein Orientierungstag besteht Onboarding nicht aus einem einmaligen Ereignis, sondern aus einer Reihe von Ereignissen – Orientierungstag eingeschlossen – die dem Mitarbeiter zeigen, wie er in seinem neuen Job erfolgreich sein kann.

Obwohl sich das sehr klug und praktisch anhören mag, zeigt die Forschung, dass Unternehmen Onboarding regelmäßig falsch angehen. So berichteten 88% der Mitarbeiter in einer Studie, dass ihre Organisation kein gutes Onboarding-Programm anbieten; 22% der Unternehmen besitzen nicht einmal einen strukturierten Onboarding-Prozess. Aber warum sollten sich Unternehmen überhaupt die Mühe machen, solch ein Programm zu entwickeln?

Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Vorzüge eines Onboarding-Programms zeigen sich sowohl auf die kurze als auch auf die lange Sicht. Kurzfristig gesehen sind neue Mitarbeiter selbstbewusster, produktiver und passen sich dem Unternehmen besser an.

Langfristig sind diese Effekte noch stärker: bei einem strukturierten Onboarding-Programm sind 69% der Mitarbeiter eher dazu bereit, drei Jahre bei dem Unternehmen zu bleiben. Tatsächlich kann ein großartiges Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82% verbessern, während eine schlechte Strategie die Wahrscheinlichkeit einer erhöhten Fluktuationsrate eines Unternehmens verdoppelt. Durch die Entwicklung eines effektiven Onboarding-Programms kann das Unternehmen auf diese Weise talentierte Arbeitnehmer binden, anstelle sich mit den Kosten bemühen zu müssen, einen ausscheidenden Mitarbeiter zu ersetzen.

Die 4 Cs

Um ein effektives Onboarding-Programm zu erstellen, wurden von Dr Bauer von der Society for Human Resource Management (SHRM) Foundation, eine Non-Profit-Organisation zur Entwicklung forschungsbasierter Lösungen zur Verbesserung der Transformation von Mitarbeitern und Arbeitsplätzen, die 4 Cs entwickelt. 

Compliance (Regelbefolgung)

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter alle wichtigen Unternehmensregeln, -richtlinien und -verfahren kennt und Sie ihn in die Kleiderordnung, Zeiterfassung sowie in alle relevanten Vorschriften wie Verschwiegenheitserklärungen und Sicherheitsvorschriften einführen.

Clarification (Aufklärung)

Geben Sie dem Mitarbeiter einen Überblick über die Unternehmensstruktur und informieren Sie ihn darüber, wer für was zuständig ist und an wen er berichten wird.

Culture (Kultur)

Führen Sie den neuen Mitarbeiter in die Normen der Organisation ein, sowohl in die offiziellen als auch in die inoffiziellen. Stellen Sie auch sicher, dass Sie ihn über die Arbeitsmoral im Unternehmen und gegebenenfalls über den Führungsstil informieren.

Connection (Verbindungen)

Dieser Punkt betrifft das Netzwerken und den Aufbau von Beziehungen; stellen Sie den neuen Mitarbeiter so vielen Kollegen wie möglich vor und beziehen Sie ihn in möglichst viele formelle und informelle Aktivitäten ein. Eine weitere Option ist der Einsatz eines Mentors oder Buddys, an den er sich bei Fragen oder Problemen wenden kann.

Bei den meisten Onboarding-Programmen wird der Fehler gemacht, sich nur auf die Punkte Compliance und Clarification zu konzentrieren und dabei die Punkte Culture und Connection zu ignorieren. Laut Dr Bauer wird diese Art als „passives Onboarding“ bezeichnet und vernachlässigt die entscheidenden Onboarding-Prozesse, die dem neuen Mitarbeiter beim Übergang an den Arbeitsplatz helfen sollen. Der nächste Schritt besteht dann aus dem „potenzialstarken Onboarding“, bei dem Compliance und Clarification abgedeckt und Culture und Connection angerissen werden.

Stattdessen sollten Unternehmen ein „proaktives Onboarding“ anstreben, das sowohl Culture und Connection als auch Compliance und Clarification umfasst. Um also sicherzustellen, dass Sie alle vier Cs abdecken, empfehlen wir Ihnen, die nachfolgenden Schritte auszuführen.

Willkommen an Bord!

Bevor Sie ein Onboarding-Programm einführen, sollten Sie sich zunächst dessen Struktur überlegen – beispielsweise wann es beginnt und wie lange es dauern wird. Während 77% aller Onboarding-Programme drei Monate oder sogar weniger andauern, wird eine Länge von bis zu einem Jahr empfohlen.

Vor dem ersten Tag

Ein perfektes Onboarding-Programm beginnt bereits vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag, indem Kontakt zu dem neuen Mitarbeiter gehalten wird. Zum Beispiel kann eine Willkommens-Mail an die private Mailadresse des neuen Mitarbeiters geschickt werden, in welcher Sie ihn darüber hinaus ermutigen, Fragen zu stellen, und ihm die zukünftigen Kollegen und Vorgesetzten vorstellen. Geben Sie ihm vor seinem Start auch notwendige Informationen darüber, wo er parken kann, nach wem er am ersten Tag bei dem Empfang fragen soll und was er, falls erforderlich, mitbringen soll.

An diesem Punkt können Sie auch Ihre Mitarbeiter ermutigen, sich bei dem neuen Mitarbeiter zu melden, und seinen Arbeitsplatz pünktlich zu seiner Ankunft aufstellen. Indem Sie spezielle Onboarding-Software benutzen, können Sie den notwendigen Papierkram bereits vor Arbeitsbeginn zu dem neuen Mitarbeiter schicken, um wertvolle Zeit und Ressourcen am ersten Arbeitstag einzusparen. Organisationen, die diese Art von Software anbieten, sind zum Beispiel BambooHR oder Namely.

Der erste Tag

Um dem Mitarbeiter ein herzliches Willkommen zu garantieren, stellen Sie ihn am ersten Tag allen Kollegen vor und laden Sie ihn zum Mittagessen ein, damit er sich wertgeschätzt fühlt. Geben Sie ihm außerdem einen Überblick über seine Rolle im Unternehmen und erklären Sie ihm, falls nötig, die technischen Geräte im Büro.

Idealerweise haben Sie bereits den Firmenaccount sowie die Unternehmens-Email-Adresse erstellt. Sie können an diesem Punkt auch einen Mentor oder Buddy bereitstellen, der auf Fragen antwortet und seine Hilfe anbietet; 87% der Organisationen sagen aus, dass Buddyprogramme die Leistungsfähigkeit eines neuen Mitarbeiters signifikant steigert.

Die erste Woche

Innerhalb der ersten Woche sollten Sie dem neuen Mitarbeiter wichtige Stakeholder vorstellen: Manager, Abteilungsleiter, eventuelle Klienten mit denen er arbeiten wird, etc. Helfen Sie ihm, sich in seiner neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden und stellen Sie sicher, dass er alles versteht – unter keinen Umständen sollten Sie hier wichtige Schritte überspringen! Denken Sie stattdessen daran, dass mithilfe eines effektiven Onboarding-Programms 49% der neuen Mitarbeiter schon an diesem Punkt einen Beitrag zu ihrem Team leisten können.

Nach der ersten Woche können Sie den Mitarbeiter um Feedback bitten. Fragen Sie ihn, ob der erste Tag seinen Erwartungen gerecht wurde und ob er noch Fragen bei der Technik oder firmeninternen Prozessen hat. Stellen Sie ihm auch die Frage, ob er alles hat, was er braucht, um seine Arbeit auszuführen, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um seine langfristigen Ziele zu besprechen.

Der erste Monat

Nach der ersten Woche sollte das Programm noch lange nicht aufhören – auch wenn 38% der Onboarding-Programme an diesem Punkt enden. Gerade jetzt ist der ideale Zeitpunkt für den neuen Mitarbeiter, um einen tieferen Einblick in Ihr Unternehmen zu erhalten. Um ihm diese zu ermöglichen, bieten Sie ihm weiterhin Training über Arbeitspflichten und Unternehmensregeln, aber geben Sie ihm auch weitere Informationen über die Unternehmenskultur. Während der Fokus der ersten Woche eher darauf lag, alles kennenzulernen, geht es nun darum, Arbeit erledigt zu bekommen – stellen Sie also Ihre Erwartungen im Hinblick auf die täglichen Aufgaben des Mitarbeiters heraus und erklären Sie ihm, wie seine Leistung gemessen werden wird.

Nach einigen Monaten

Obwohl eine große Anzahl an Unternehmen das Onboarding-Programm auch schon nach einem Monat abbricht, brauchen neue Mitarbeiter durchschnittlich acht Monate, um ihr volles Potenzial zu erreichen.

Denken Sie daran, dass die „Honeymoon“-Phase nun vorbei ist und der neue Mitarbeiter sich aus vielen Gründen mit seiner Arbeit abmühen könnte: unklare Erwartungen, Orientierungslosigkeit, vielleicht sogar ein Gefühl der Isolation. Sie müssen an dieser Stelle darauf vorbereitet sein – fragen Sie den Mitarbeiter nach Feedback, z.B. welcher Teil des Onboarding-Prozesses am hilfreichsten war und wovon er sich wünscht, es schon in der ersten Woche gewusst zu haben. Vielleicht gibt es auch etwas, was er unbedingt wissen wollte – aber immer noch nicht weiß?

Setzen Sie weiterhin Ziele und spezifizieren Sie Ihre Erwartungen. Denken Sie an eine Nachbereitung von Trainingsmaßnahmen, aber führen Sie auch weniger arbeitsbezogene Aktivitäten wie formelles oder informelles Teambuilding. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihr Wissen zu erweitern und ermutigen Sie sie, über sich hinaus zu wachsen. Erwägen Sie beispielsweise, eine Leseliste zu erstellen, die Sie dann sporadisch an Ihre Teamkollegen versenden können. Dazu können Schulungsunterlagen, interessante Artikel oder auch wichtige Bücher gehören.

Generelle Ratschläge

Während des Onboarding-Prozesses sollten Sie immer klare und konsistente Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen, damit sich die Mitarbeiter stets an Sie wenden können. Seien Sie verfügbar, vor allem für den neuen Mitarbeiter, und geben Sie ihm notwendige Informationen in leicht zu verdauenden Mengen. Um sie schon früh auf den Erfolg zu konzentrieren, verwenden Sie Meilensteine, um die Leistung des Mitarbeiters zu messen.

Überlegen Sie sich eine Mischung aus standardisierten und individualisierten Onboarding-Elementen, damit Sie nicht für jeden neueingestellten Mitarbeiter ein neues Programm erstellen müssen. Im Hinblick auf die standardisierten Elemente können Sie Unternehmenswerte, die Mission und Kultur in Kombination mit Elementen wie Arbeitsvertrag und weiteren Unterlagen sowie Unternehmensregeln und -vorgänge berücksichtigen. Sie können auch wichtige firmeninternen Prozesse und Details über wichtige Personen sowie ein Organigramm in einem Willkommenshandbuch oder einer Mail übermitteln.

Die eher individualisierten Elemente können dann, abhängig von der Abteilung, dem grundlegenden Programm hinzugefügt werden. Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter das spezifische Arbeitsklima und die Kultur in der Abteilung vor – so unterscheidet sich die Arbeit in der Werkstatt zum Beispiel stark von der Arbeit im Büro. Erklären Sie dem Mitarbeiter außerdem die Rolle in der Unternehmensstrategie und geben Sie ihm einen an ihn angepassten Trainingsplan und eine Liste mit Zielen.

Los geht’s!

Da Sie nun wissen, wie ein perfektes Onboarding-Programm aussehen sollte, erstellen Sie ein eigenes oder verbessern Sie ein bereits existentes. Sobald dann der Zeitpunkt gekommen ist, an dem Sie neue Mitarbeiter rekrutieren wollen, kontaktieren Sie hier die globale Headhunting-Agentur Tunnicliffe Hunt, um den idealen Mitarbeiter für Ihre Stelle zu finden.